Conception stand

Bien gérer un l’organisation d’un événement

L’événementiel ne consiste pas seulement en l’organisation d’événements locaux, nationaux voire internationaux. Un projet événementiel implique de nombreuses compétences dans différentes expertises ainsi qu’une bonne gestion de projet pour veiller à la bonne organisation d’un projet. Ainsi, l’organisation d’un événement nécessite des compétences en management, en méthodologie, en relationnel, en technique mais également en marketing et en communication pour sa promotion. Pour rassembler un maximum de monde, l’événement fait l’objet d’une stratégie sur mesure activant différents leviers de communication tels que le graphisme, les réseaux sociaux, les campagnes d’emailing, la publicité, les relations publics et bien d’autres encore. Le chef de projets est alors un véritable chef d’orchestre capable de superviser les échanges entre les différents acteurs du projet ainsi que les tâches de chacun.

1ère étape, prendre connaissance de l’événement dans sa globalité

Pour l’organisation d’un événement de quelle que nature qu’il soit, le cahier des charges est un véritable outil de travail. C’est votre feuille de route qui contient toutes les informations nécessaires à l’élaboration de la stratégie marketing visant à promouvoir l’événement et à cibler les participants. Le cahier des charges contient de nombreuses indications comme le planning, les deadlines, le budget, le brief, les objectifs, le nombre de participants espérés, les informations logistiques, tous les corps de métier participants à la réussite de l’événement. Ce document permet d’avoir pleinement connaissance des contraintes et des objectifs à prendre en compte lors de l’élaboration de la stratégie de communication événementielle.

2ème étape, le brainstorming

Toute stratégie de communication commence par un brainstorming en équipe permettant de lister les différentes pistes créatives. Dans le brainstorming on évoque les moyens de communication, les angles d’attaque, les besoins, les canaux de communications et toutes les idées qui permettent de se démarquer de la concurrence et qui peuvent donner envie de s’inscrire à l’événement. Il ne reste ensuite plus qu’à éliminer certaines pistes et de développer les orientations les plus stratégiques.

Architect standing in front of a presentation screen and pointing to it while explaining details to the audience.

3ème étape, la construction de la stratégie événementielle

Après avoir validé les principaux axes de communication avec le client, l’agence d’événementiel établit la stratégie qui permettra de promouvoir l’événement en amont du lancement, mais également pendant et après l’événement. Pour asseoir la notoriété de l’événement il est essentiel de prévoir une stratégie en 3 temps qui permettra notamment d’anticiper l’année suivante dans le cadre d’un autre événement mensuel ou annuel. La communication événementielle peut ainsi faire appel à différents canaux choisis selon la nature du contenu à diffuser et la cible de l’événement. La stratégie inclut la création d’une identité visuelle pertinente qui mènera à la création de toute la charte graphique de l’événement qui sera utilisée pour tous les supports marketing.

4ème étape, le choix des canaux de communication

L’agence de communication événementiel propose aux clients différents médias de communication. L’idée est de choisir les canaux de communication où se trouve votre cible. Par exemple, si l’on organise un événement visant tous les acteurs du yachting, on diffusera notre communiqué de presse auprès de journalistes stratégiques, qui écrivent des articles dans des médias en lien avec le yachting, les métiers de la mer, voire presse régionale dans laquelle se déroule l’événement.

Réalisation print

5ème étape, la production de contenus prints et digitaux

Pour atteindre un maximum de monde, la stratégie de communication se décline sur les différents supports choisis. Généralement, on utilise aussi bien des supports papiers et des supports digitaux. Les affiches, flyers et brochures attirent l’œil et ont toute leur place dans le cadre d’une stratégie de communication. Cela permet d’informer la population locale de l’événement qui se déroulera chez eux. Un bon moyen de communiquer avec les locaux. Le digital permet d’élargir la cible et de communiquer à l’échelle départementale, régionale, nationale ou internationale avec les réseaux sociaux, l’envoi d’emails et la création de sites dédiés pour l’occasion.

Camapagne d’emailing annonçant un événement majeur
Communication sur les réseaux sociaux

6ème étape, la confection du stand ou de l’espace

Qu’il s’agisse d’organiser une manifestation, un événement sportif ou de promouvoir la participation d’un client à un Salon, l’agence de communication se charge du design du stand et de l’agencement et de la décoration du stand.

Cela passe par l’élaboration de plans en amont et par une recherche graphique approfondie qui doit être en harmonie avec la charte établie. Les stands doivent donner envie aux visiteurs de s’arrêter et doivent être suffisamment explicites quant aux services proposés.

Réalisation des plans et maquettes du stand

7ème étape, communiquer le jour j

Le jour j du lancement de l’événement est la concrétisation et l’aboutissement de plusieurs semaines de travail. L’événement est l’occasion de faire le plein de contenus qui vous permettront de promouvoir l’événement pour une nouvelle édition ou bien pour promouvoir votre entreprise. Photos, vidéos, directs et reportages, déployez tous les moyens qui vous permettront de valoriser ce que vous avez accomplis pour compléter votre stratégie.

Confection du stand Riviera Yachting Network et aménagement de l’espace

Communiquer sur un événement, c’est l’occasion de laisser libre cours à son imagination et de faire pétiller ses idées. Cela représente un gros travail vite récompensé par la satisfaction de voir naître des échanges entre les différents participants !

Martine Duclaux, Dirigeante de l’agence Delta Créa gère tous vos événements :
06 76 49 88 88
martine.duclaux@delta-crea.com